TCM Transportation Cost Management | Data Dea | Automazione dei processi documentali aziendali
E’ la soluzione software CLOUD di DATA DEA per la gestione dei costi di trasporto delle aziende che hanno necessità di spedire i propri prodotti. Deriva direttamente dal nostro software TRASPOJ utilizzato da alcune tra le più importanti aziende di trasporto.
Oggi diverse aziende di produzione e/o commerciali hanno scelto di dotarsi di TCM per tenere costantemente monitorati tutti costi di trasporto
CARATTERISTICHE GENERALI:
- Potente impianto anagrafico per memorizzare tutte le condizioni tariffarie applicate da ciascun trasportatore.
- Previsioni di costo e funzioni automatizzate per scegliere il trasportatore che, per il servizio richiesto, offre la tariffa minore.
- Interfaccia standard e facilmente implementabile per acquisizione e ritorno dei dati con i gestionali in uso.
- Sono già disponibili e operative alcune interfacce con i gestionali più noti.
- Strumenti di simulazione per una valutazione ottimale dei rinnovi proposti e/o di supporto per il cambio del trasportatore.
- Consuntivazione certa sulla base degli accordi commerciali in essere con i trasportatori.
- Possibilità di trasferire sul trasportatore l'onere del controllo della fattura, mediante invio di documenti pre-valorizzati.
- Funzioni automatizzate per il controllo della fattura del trasportatore mediante acquisizione dati delle fatture stesse.
- Contabilizzazione automatica dei costi di trasporto con possibilità di allocarli sulla base dei centri di costo previsti nella contabilità industriale utilizzata.
- Supporto alla politica dei costi di trasporto mediante interrogazione dei dati storici (incidenza dei costi reali del trasporto per cliente,
- prodotto, destinazione, ecc.).
La procedura TCM per la gestione e il controllo dei costi di trasporto, viene alimentata automaticamente mediante una apposita interfaccia con il software gestionale in uso.
A seguire proponiamo il flusso operativo che normalmente viene adottato nell'utilizzo della procedura TCM:
- Acquisizione spedizioni dal gestionale.
- Determinazione del trasportatore attraverso diverse possibilità automatiche o manuali.
- Calcolo immediato del costo del trasporto sulla base delle tariffe in atto con il trasportatore prescelto.
- Possibilità di preparare un borderò riepilogativo per trasportatre, che può essere inviato anche in formato elettronico.
- Calcolo e stampa pre-fattura in provvisoria e definitiva.
- Controllo della fattura ricevuta dal trasportatore.
- Restituzione del costo per ciascuna spedizione al gestionale, con allocazione dei costi in modo parametrico secondo le regole della propria contabilità industriale.
- Aggiornamento della contabilità
- Gestione anagrafica del trasportatore con possibilità di memorizzare tutte le condizioni tariffarie applicate. Sono presenti funzioni di copia e di aumento percentuale o in valore assoluto delle tariffe per velocizzare al massimo la manutenzione e l'inserimento dei dati.
- Funzione di rinnovo tariffario con possibilità di effettuare simulazioni sui dati reali pregressi per valutarne appieno gli effetti prima di convalidare le nuove tariffe. Questa funzione consente anche di effettuare simulazioni diverse ad esempio per valutare la scelta di un nuovo trasportatore.
- Possibilità di inserire manualmente delle spedizioni per tutti i trasporti che non dovessero arrivare, per qualsiasi motivo, dal gestionale.
- Possibilità di variare i dati di qualsiasi trasporto, se non già confermato in definitivo.
- Calcolo e stampa dei costi per ciascun trasportatore e periodo.
- Controllo della fattura del trasportatore, integrazione eventuale, convalida e contabilizzazione.
- Statistiche volumi di traffico.
Determinazione del “MIGLIOR” trasportatore attraverso diverse possibilità parametriche che tengono conto delle diverse esigenze (il livello di servizio, la convenienza economica, etc.).
L'Adozione di TCM per il controllo dei costi di traporto consente all'Azienda di ottenere dei vantaggi reali che possiamo individuare nei seguenti:
- Riduzione dei costi di trasporti dal 5 al 10% attraverso sia l'individuazione ed eliminazione degli errori di fatturazione, sia grazie ad una più efficace politica dei trasporti resa possibile dagli strumenti di supporto decisionale forniti da TCM.
- Abbattimento dall' 80% al 90% dell'impegno del personale dedicato al controllo delle fatture di trasporto
- Calcolo certo del costo del trasporto
- Possibilità di ripartire il costo del trasporto ai fini della contabilità analitica in modo molto preciso e dettagliato ( es. su ciascuna riga d’ordine o articolo)